SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (Pengantar Pemrosesan Transaksi)

GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI

Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dicerminkan dalam akun-akunnya dan diukur dalam satu mata uang. Transaksi keuangan dibagi menjadi dua macam yaitu :

·         Transaksi keuangan eksternal yaitu penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan, pembebasan kewajiban keuangan dan penerimaan kas dari pelanggan.

·         Transaksi keuangan internal yaitu depresiasi aktiva tetap, aplikasi tenaga kerja, aplikasi bahan baku, aplikasi overhead proses produksi dan transaksi  persediaan dari satu departemen ke departemen lain.

Pengertian Siklus

Siklus adalah kumpulan prosedur yang saling berkaitan dan berurutan. Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang saling berurutan untuk menangani suatu peristiwa (yang di dalam akuntansi disebut dengan transaksi). Siklus transaksi terbagi atas yaitu :

1.      Siklus Pengeluaran (The Expenditure Cycle) yaitu siklus yang berfungsi untuk mencatat pengeluaran sumber daya ekonomis yang ada di dalam perusahaan, di mulai sejak ada pemerintahan barang dan jas, hingga melakukan pembayaran gterhadap pemasok.

2.      Siklus Konveksi (The Conversional Cycle) yaitu siklus yang berfungsi mengubah bahan baku menjadi barang jadi (untuk perusahaan manufactur) atau berfungsii untuk membuat produk yang siap dijual kepada pembeli (untuk perusahaan jasa).

3.      Siklus Pendapatan (The Revenue Cycle) yaitu siklus yang bertujaun untuk mengubah produk perusahaan (baik barang maupun jasa) menjadi kas.

PENCATATAN AKUNTANSI

1.      Sistem Manual

Mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntasi ( Accounting Record) yang digunakan dalam siklus tansaksi. Beberapa diperlukan yaitu :

·         Dokumen

Dokumen dibagi menjadi :

1.      Dokumen sumber

2.      Dokumen produk

3.      Dokumen perputaran

·         Jurnal

Jurnal adalah catatan ayat-ayat secara kronologis.

1.      Jurnal Khusus. Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Misalnya, jurnal penerimaan kas, jurnal pengeluaran kas, jurnal pembelian, dan jurnal penggajian.

2.      Register. Istilah ini mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus.

3.      Jurnal Umum. Perusahaan mencatat jurnal umum untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau yang tidak sama.

·         Buku besar

Buku besar (ledger) adalah buku akun keuangan yang mencerminkan pengaruh keuangan dari transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal. Jurnal menunjukkan efek kronologis dari aktivitas bisnis, sedangkan buku besar menunjukkan aktivitas per jenis akun. Buku besar di bagi lagi menjadi

1.      Buku Besar Umum (General Ledger)

2.      Buku Besar Pembantu (Subsidiary Ledger)

2.      Jejak Audit

Catatan akuntansi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit trail) untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Di antara berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun.  Auditor eksternal secara berkala mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis yang terbuka atas nama pemegang sahamnya dan pihak- pihak lain yang berkepentingan. Tanggung jawab auditor mencakup peninjauan akun-akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas, akurasi, dan kelengkapan.

3.      Sistem Berbasi Komputer

Jenis File yaitu:

1.      File Master yaitu Buku Besar Umum & Pembantu.

2.      File Transaksi yaitu Pesanan Penjualan, Penerimaan Persediaan, & Penerimaan Kas.

3.      File Referensi yaitu Daftar Nama Pegawai & Daftar Nama Pemasok Yang Diotorisasi.

4.      File Arsip yaitu Jurnal, Informasi Penggajian Periode Sebelumnya, Buku Besar Periode Sebelumnya & Catatan Nama Akun Yang Dihapus.

Jejak Audit Digital yaitu :

1.      Bandingkan saldo piutang dagang dalam neraca dengan saldo akun pengendali Piutang Dagang di file master.

2.      Rekonsiliasikan angka akun pengendali AR dengan total akun pembantu AR.

3.      Pilih sampel dari ayat-ayat yang diperbarui pada akun di buku besar pembantu AR dan telusuri transaksinya dalam jurnal penjualan (file arsip).

4.      Dari ayat-ayat jurnal ini, identifikasikan dokumen sumber fisik yang dapat ditarik dari file-file ini dan diverifikasi. Jika perlu, auditor bisa mengkonfirmasi akurasi dan ketepatan dokumen sumber ini dengan cara menghubungi pelanggan-pelanggan yang dipertanyakan.

TEKNIK DOKUMENTASI

1.      Diagram Arus Data dan Diagram Relasi Entitas

Diagram arus data

Diagram arus data (data flow diagram – DFD) menggunakan simbol- simbol untuk menyajikan entitas, proses, arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.

·         Entitas dalam DFD adalah objek-objek eksternal dalam sistem yang dimodelkan, misalnya pelanggan dan pemasok.  DFD digunakan untuk menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat umum ke yang sangat terperinci.  DFD menunjukkan tugas logis yang sedang dilakukan, namun tidak menunjukkan cara melakukannya atau siapa yang melakukannya.

Diagram relasi entitas

·         Diagram relasi entitas (entity relationship – ER) adalah teknik yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas. Entitas (entity) adalah sumber daya yang akan digunakan oleh organisasi untuk mendapatkan data.

2.      Bagan Alir

Bagan alir (flowchart) adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik di antara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Bagan alir dokumen (document flowchart) digunakan untuk menggambarkan elemen-elemen dari sistem manual, termasuk catatan akuntansi (dokumen, jurnal, buku besar, dan file), departemen organisasional yang terlibat dalam proses, dan aktivitas (baik yang bersifat administratif maupun fisik) yang dilakukan dalam departemen tersebut.

·         Bagan Alir Dokumen

 Aturan dan konvensi tertentu yang perlu diamati dalam Bagan Alir Dokumen yaitu :

1.      Bagian alur harus diberi label untuk secara jelas mengidentifikasi sistem yang diwakilinya.

2.      Simbol yang benar harus digunakan untuk mewakili entitas dalam sistem tersebut.

3.      Semua simbol dalam bagan alir harus diberi label.

4.      Garis-garis harus memiliki kepala panah untuk secara jelas menunjukkan arus proses dan urutan peristiwa.

5.       Jika suatu proses yang rumit memerlukan penjelasan tambahan, teks penjelasan harus dimasukkan dalam bagan alir atau dilekatkan dalam dokumen yang dirujuk oleh bagan alir tersebut

·         Pemrosesan Batch

Pemrosesan batch (batch processing) memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar. Batch adalah sekelompok transaksi yang serupa (misalnya pesanan penjualan) yang diakumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama.

Keunggulan umum dalam pemrosesan batch :

1.      Organisasi bisa meningkatkan efisiensinya dengan mengelompokkan sejumlah besar transaksi ke dalam batch daripada memproses setiap peristiwa secara terpisah.

2.      Pemrosesan batch memungkinkan pengendalian atas pemrosesan transaksi.

·         Bagan Alir Sistem

Menata Letak Area Fisik dari Aktivitas. Semuanya hampir sama dengan bagan alir dokumen. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa sistem ini memiliki departemen operasi komputer dan tidak memiliki departemen kredit. Menyajikan Fakta Tertulis ke Dalam Format Visual. Semuanya hampis sama dengan bagan alir dokumen. Namun, aktivitas sekarang diotomatisasi dan simbol proses manual telah diganti dengan simbol terminal komputer.

·         Bagan Alir Program

Bagan alir program menunjukan relasi antara dua program komputer, file yang digunakan, dan output yang dihasilkan. Akan tetapi, tingkat dokumentasi ini tidak memberikan perincian operasional yang kadang-kadang diperlukan.  Setiap program yang disajikan dalam bagan alir sistem harus memiliki sebuah bagan alir program pendukung yang mendiskripsikan logikanya.

3.      Diagram Tata Letak Record

Diagram tata letak record (record layout diagram) digunakan untuk mengungkapkan struktur internal record yang membentuk file atau table basis data.

SISTEM AKUNTASI BERBASI KOMPUTER

a.      Perbedaan antara Sistem Batch dan Real-Time

1.      Kerangka Waktu Informasi.

·         Batch : Terdapat jeda antara waktu terjadinya kegiatan ekonomi dengan waktu pencatatannya.

·         Real-Time : Pemrosesan dilakukan ketika kegiatan ekonomi terjadi.

2.      Sumber Daya

·         Batch : Umumnya. lebih sedikit sumber daya (peranti keras, pemrograman, pelatihan) yang dibutuhkan.

·         Real-Time :Lebih banyak sumber daya yang dibutuhkan daripada pemrosesan batch.

3.      Efisiensi Operasional

Batch : Record tertentu diproses setelah peristiwa terjadi untuk menghindari penundaan operasional.

Real- Time : Semua record yang berkaitan dengan peristiwa diproses segera.

4.      Efisiensi vs Efektivitas

Jika akses segera ke informasi saat ini penting bagi kebutuhan pengguna, maka pemrosesan real-time merupakan pilihan yang logis. Ketika jeda waktu dalam informasi tidak memberikan pengaruh yang merugikan terhadap kinerja pengguna dan efisiensi operasional bisa dicapai melalui pemrosesan data secara batch, maka pemrosesan batch merupakan pilihan yang tepat

b.      Pendekatan Pemrosesan Data Alternatif

Sistem Warisan VS Sistem Modern

·         Sistem warisan memiliki fitur berikut ini : memiliki aplikasi berbasis mainframe, berorientasi pada batch, sistem warisan yang awal menggunakan file datar untuk menyimpan data, namun basis data hierarki dan jaringan sering berkaitan dengan era sistem warisan yang lebih maju.

·         Sistem modern cenderung berbasis klien-server dan memproses transaksi secara real-time. Namun perlu disadari bahwa masih banyak sistem modern yang menggunakan pemrosesan batch. Sistem modern menyimpan transaksi dan file utama dalam tabel basis data relasional. Keuntungannya adalah bahwa proses proses bisa diintergrasikan dan data bisa saling dibagi dalam organisasi.

Pembaruaan File Master dari Transaksi

Baik pemrosesan batch maupun pemrosesan real-time yang digunakan, pembaruan record file utama mencakup perubahan nilai dari satu atau beberapa field untuk merefleksikan pengatuh dari suatu transaksi.

Prosedur Pembuatan Cadangan Basis Data

Pendekatan pembaruan destruktif tidak menyediakan salinan cadangan dan file master yang asli. Hanya nilai saat ini yang tersedia bagi pengguna. Jika file utama saat ini rusak, maka tidak akan ada cadangan untuk mengkonstruksi kembali file tersebut. Untuk mempertahankan record akuntansi yang memadai prosedur pembuatan cadangan harus diimplementasikan.


c.       Pemrosesan Batch dengan Menggunakan Pengumpulan Data Secara Real-Time

Pendekatan pemrosesan data yang populer adalah menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan mendistribusikan kemampuan input data ke pengguna kesalahan transaksi tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya ialah file transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem warisan yang lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai efisiensi operasional.

d.      Pemrosesan Real-Time

Sistem real-time yaitu memproses seluruh transaksi pada saat terjadi. Sistem semacam ini memiliki banyak potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan, peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan, dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditransmisikan secara elektronik, dokumen sumber fisik bisa dieliminasi atau dikurangi.

Posted in: DOCUMENTS