Sekilas sistem informasi akuntansi

Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem berfungsi menerima input (masukan), mengolah input, dan menghsilkan output (keluaran)
Informasi adalah data yang sudah diolah sehingga berguan untuk pembuatan keputusan. Data adalah representasi suatu objek.
Akuntansi adalah proses mencatat dan mengolah data transaksi dan menyajikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Selain itu akuntansi juga menginterpresentasikan (atau “membaca”) informasi kuntansi yang diterima.
Sistem Informasi Akuntansi  adalah sekumpulan perangkat sistem yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyajikan informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen perusahaan) dan pihak eksternal (pembeli, pemasok, pemerintah, kreditur, dan sebagainya).
Pihak-pihak yang berkaitan dengan perusahaan diantaranya adalah:
a.    Manajemen perusahaan, yaitu orang yang mengelola perusahaan.
b.    Pembeli (Customer) dan calon pembeli, yaitu pihak-pihak yang telah dan akan menggunakan produk atau jasa yang disediakan perusahan.
c.    Pemasok (supplier) yaitu pihak yang akan menjual barang dan jasanya kepada perusahaan
d.    Bank dan kreditur lainnya, bila perusahaan memiliki utang jagka panjang.
e.    Pemerintah (misalnya kantor pajak dan kantor tenaga kerja)
f.    Pemilik dan dan pemegang saham perusahaan (Shareholders), yaitu pihak yang ingin mengetahui seberapa besar laba yang diperoleh perusahaan dan seberapa besar yang menjadi bagian mereka.

Kegiatan pengolahan data meliputi sebagian atau semua langkah berikut ini.
a.    Menghitung secara aritmetika
b.    Menghitung secar statistika.
c.    Mengurutkan, mengelompokkan, memilah-milah, dan mengabaikan data yang tidak diperlukan.

Berbagai peran dan tugas-tugas pokok yang cukup sering dijumpai di dalam perusahan diantaranya adalah sebagai berikut.
a.    Analisi sistem (System analisist) adalah orang yang bertugas mengevaluasi kinerja sistem informasi.
b.    Perancang sistem (system designer) adalah orang yang bertugas untuk merancang sistem informasi.
c.    Administrator basis data (database administrator) adalah orang bertanggung jawab memelihara basis data di dalam perusahaan agar tetap berfungsi dengan baik.
d.    Penulis program (programmer) adalah staf yang bertugas untuk menerjemahkan rancangan seorang perancang sistem ke dalam bahasa program komputer.
e.    Perancang web (web designer) yaitu orang yang bertugas untuk membuat situs atau web atau homepage perusahaan yang akan ditampilkan di internet.
f.    Administrator jaringan ( network administrator) adalah orang yang bertugas mengendalikan jaringan komputer agar berfungsi dengan  baik.
g.    Administrator web (web Administrator) yaitu orang yang bertugas untuk memantau, mengupdate, dan mengendalikan jaringan internet yang digunakan perusahan.
h.    Pustakawan (librarian) adalah orang yang bertugas menyimpan dan mengadministrasi program dan data perusahan, serta memberi akses kepada yang berhak menggunakan program dan data tersebut pada waktu yang diijinkan.
i.    Teknisi ( technician) yaitu orang yang bertugas merwat dan mereparasi perangkat komputer dan jaringan bila ada gangguan
j.    Pemakai akhir (end-user) adalah orang yang menggunakan program aolikasi atau sistem informasi.
Dalam banyak hal, sistem informasi akuntansi yang sudah dikomputerisasi akan memberikan pengaruh sebagai berikut.
a.    Pekerjaan administrasi dan klerikal dapat dikerjakan lebih cepat dan lebih akurat.
b.    Pembagian tugas dan tanggungjawab tidak dapat lagi dilakukan secara fisik.
c.    Struktur organisasi dalam perusahaan yang menerapkan sistem informasi manual lebih bersifat hirarkis atau birokratis
d.    Dalam perusahaan manual, data disimpan dalam dokumen dan berkas fisik, sehingga perlu disimpan oleh masing-masing bagian yang menanganinya, selain itu diperlukan tempat penyimpanan fisik seperti lemari dan laci.
e.    Pelaporan sistem manual lebih lambat, tidak bervariasi, dan kurang akurasinya.

Sistem informasi akuntansi termasuk ke dalam suatu sistem informasi yang berfungsi untuk mencatat dan mengolah data serta menyajikan informas baku bagi para pemakainya. Dengan demikian sistem informasi akuntansi termasuk kedalam sistem pengolahan transaksi (Transaction Processing Systems).

1.    Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing Systems atau TPS) merupakan sistem informasi yang utamanya adalah mencatat berbagai transaksi yang terjadi di dalam perusahaan atau organisasi.
2.    Sistem Informasi Manajemen (Management Information System atau MIS) merupakan sistem informasi yang banyak menghasilkan berbagai informasi atau laporan untuk keperluan pengambilan keputusan oleh manajer, terutam manajer madya dan manajer punca.
3.    Sistem Pemandu Keputusan (Decision Support System atau DSS) adalah sistem informasi yang bertujuan untuk membantu manajemen puncak dalam mengambil keputusan yang tidak terstruktur.
4.    Sistem pakar (Expert Systems disingkat AI/ES) seringkali disamakan dengan keapndaian buatan (Artificial Intelligence disngkat AI). Ada juga penulis berpendapat kedua sistem informasi ini sama. AI adalah kepandaian buatan, yang belum tentu manusia memiliki kepandaian itu. Sedangkan Expert Systems (sistem Pakar) adalah sistem yang menampung berbagai keahlia yang dimiliki pakar oleh para pakar.

Program komputer adalah serangkaian perintah yang saling berkaitan untuk mengerjakan suatu pekerjaan tertentu.  Perangkat lunak komputer dibagi ke dalam tiga kelompok, yaitu :
1.    Sistem Operasi
Fungsi sistem operasi adalah mengendalikan penggunaan komputer, sejak komputer dihidupkan hinga komputer dimatikan. Setiap komputer harus memiliki sistem operasi, karena tanpa sistem operasi, komputer tidak dapat dinyalakan, sehinga juga tidak dapat dioakai. Masing-masing kelompok komputer ( yaitu main frame, dekstop/notebook, dan palmtop) memiliki jenis sistem informasi tersendiri.
2.    Bahasa pemrograman
Kegunaan bahasa pemrograman adalah untuk membuat program aplikasi, yaitu program yang digunakan untuk menyelesaiakan pekerjaan jenis tertentu. Bahasa komputer atau pemrograman digolongkan menjadi tiga kelompok besar, yaitu : (a) bahasa prosedural, (b) bahasa object oriented (berorientasi objek), dan (c) bahasa visual.
3.    Program aplikasi
Program aplikasi adalah program komputer yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tertentu. Program aplikasi dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu :
a.    Program pengolah kata (wordprocessing), digunakan untuk menulis artikel seperti surat, laporan, proposal, hingga pedoman prosedur atau sistem.
b.    Program pengolah angka (spreadsheet), seperti  MS Excel dan lotus 123, yang digunakan untuk mengolah data berkolom, misalnya  anggaran, perhitungan biaya produksi dan analisis laporan penjualan.
c.    Program basis data (database management systems), yang merupakan program untuk merancang tabel, tampilan layar dan laporan. Dengan program basis data, perusahaan dapat membuat aplikasi untuk mencatat berbagai transaksi.
d.    Program akuntansi, digunakan untuk mencatat dan mengolah data transaksi, sesuai dengan aturan yang berlaku di dalam profesi akuntansi (ada dokumen, jurnal, buku besar, dan laporan-laporan baku.
e.    Program internet (browser), digunakan untuk membuka alamat situs atau website di internet. Program ini sangat bermanfaat untuk mencari informasi di internet.
Sistem jaringan. Jaringan komputer dapat disusun berdasarkan berbagai cara, yang masing-masing memiliki karakteristik yang berbeda. Struktur atau bentuk jaringan komputer saat ini banyak dipakai adalah sebagai berikut : (a) peer-to-peer atau jaringan sederhana, (b) star aatau jaringa berbentuk bintang, (c) ring atau jaringan berbentuk cincin, (d) bus atau jaringan berbentuk garis lurus seperti jaringan listrik PLN, dan (e) bybrid atau jaringan yang merupakan gabungan dari bentuk-bentuk yang lain.
Dokumen merupakan media untuk mencatat data transaksi dan menyajikan informasi setelah data diolah. Dokumen dapat berbentuk hardcopy maupun softcopy. Dokumen Yang masih kosong disebut  formulir (atau borang)
Prosedur adalah serangkaian kegiatan yang sudah dibakukan untuk menangani suatu peristiwa atau transaksi. Hubungan sistem informasi dan prosedur dapat diuraikan sebagai berikut. Sistem informasi (misalnya SIA) merupakan kumpulan dari subsistem (misalnya subsistem pembelian). Sistem pembelian memiliki prosedur pokok, mulai dari prosedur permitaan barang, prosedur  pemesanan barang ke pemasok, prosedur penerimaan barang, prosedur penerimaan tagihan dan prosedur pembayaran.
Komponen Sistem Informasi Akuntansi
Komponen system informasi akuntansi antara lain sbb,
a.    Basis data , baik basis data internal dan basis data eksternal.
b.    Perangkat keras komputer dan berbagai perangkat pendukungnya.
c.    Perankat lunak komputer, yang berfungsi untuk menjalankan komputer beserta perangkat pendukungnya.
d.    Jaringan komunikasi, baik dalam kabel, gelombang radio, maupun sarana lain, yang berfungsi untuk menghantarkan data dari suatu tempat ketempat lain.
e.    Dokumen dan laporan, yaitu media untuk mencatat data atau menyajikan laporan.
f.    Prosedur atau kumpulan langkah-langkah baku untuk menagani suatu peristiwa yang setiap hari terjadi di dalam perusahaan.
g.    Pengendalian, yang berfungsi untuk menjamin agar setiap komponen system dapat berfungsi dengan baik.
Sebagai system yang besar, SIA juga memiliki beberapa subsistem yang masing-masing memiliki fungsi khusus. Subsistem ini dapat berdiri sendiri, tetapi data dan hasil hitungannya harus dapat digabung dengan subsistem lain. Contoh subsistem yang ada dalam suatu SIA adalah:
•    Sistem informasi persediaan,
•    Sistem informasi produksi
•    Sistem informasi penjualan dan piutang,
•    Sistem informasi pembelian dan utang, dan
•    Sistem informasi buku besar
Basis data adalah tempat untuk menyimpan berbagai data yang diperlukan oleh organisasi, perusahaan, instansi pemerintah, atau bahkan perorangan. Basis data berisi data-data yang mewakili suatu objek, dengan bentuk data yang bervariasi tergantung pada informasi data yang ingin dihasilkan. Contoh bentuk data antara lain angka, huruf, gambar, tanda, gerakan, warna, suhu, dan berbagai kondisi lingkungan lainnya dicatat dalam komputer untuk dijadikan informasi dengan bentuk yang bervariasi.
I.    Model Basis Data Data yang dimiliki suatu perusahaan atau organisasi sangat bervarias, misalnya data karyawan, data barang, dan data pelanggan. Data tersebut dicatat dalam tempat yang berbeda yang disebut file. File biasanya berbentuk tabel. Tabel ini diorganisasi dengan berbagai cara atau model. Model yang banyak dipakai dalam kalangan bisnis sekarang adalah flat model dan network model.
Model Flat
Model flat adalah basis data yang memiliki satu tabel saja.tabel tersebut terdiri atas beberapa kolom dan banyak baris. Kolom digunakan untuk menyimpan data yang karakteristiknya sama, misalnya data nama, data nomor telepon, data tanggal, dan sebagainya. Sedangkan baris adalah tempat menyimpan satu entitas atau satu objek, misalnya data satu orang pegawai, satu jenis barang, atau satu faktur penjualan.
ModelNetwork (Jaringan)
Model jaringan adalah basis data yang merorganisasi data berdasarkan dua komponen, yaitu yang disebut dengan records dan sets. Record terdiri atas beberapa kolom, seperti pada model flat. Set adalah definisi hubungan one-to-many antara beberapa record: satu pimpinan dengan beberapa anggota. Satu record dapat menjadi pemimpin untuk beberapa members. Satu member dapat terdiri atas beberapa set.
Model Relational (Relasi)
Model relasi terdiri atas beberapa tabel (masing-masing tabel karakteristiknya mirip dengan tabel pada model flat). Masing masing tabel memiliki satu kolom kunci yang disebut dengan primary key, misalnya pada tabel kendaraan bermotor terdapat kolom nomor polisi yang tidak memiliki kesamaan. Pada tabel yang lain juga terdapat kolom kunci, misalnya kode lokasi (DD Untuk Sulawesi selatan, B untuk Jakarta, dsb). Kedua kolom kunci ini dapat sling dihubungkan untukm menghasilkan informasi baru yang lebih bermanfaat  bagi pembaca.
II.    Sejarah Basis Data
Istilah database pertama kali diperkenalkan pada bulan juni 1963, yaitu ketika Sysem Development Corporation mendanai symposium yangb dinamai Development and Management of a Computer-Centered Data Base. Istilah ini justru diterima terlebih dahulu di Eropa yang pada tahun 1970-an sdah banyak disebut-sebut istilah database. Di Amerika sendiri baru awal tahun 1980-an istilah database mulai dimuat dikoran-koran. Meskipun demikian, pada tahun 1966 koran The Washington Post sudah memakai istilah databank.
Sistem manajemen basis data atau DBMS (database management systems) pertama kali dikembangkan pada tahun 1960-an oleh Charles Bachman. Makalah yang ditulisnya menjelaskan cara yang efisien untuk mencatat dan menyimpan data. Pada waktu itu, alat penyimpan data di komputer yang ada adalah kartu plong,yaitu sejenis kertas yang dilubangi kecil-kecil agar dapat dibaca oleh komputer , dan pita magnetic seperti pada kaset audio tetapi berukuran fisik seperti rol film bioskop. Model penyimpanan data saat itu ada dua, yaitu CODASYL (dikembangkan dari ide Charles Bachman) dan model hirarkis (yang digunakan oleh dua perusahaan besar yaitu North American Rockwell dan IBM (yang oleh IBM kemudian disebut dengan IMS).
Pada tahun 1970-an muncul metode baru yang disebut model relasi . model ini disarnkan oleh E. F. Codd, yang mengkritik metode yang memang baik untuk disimpan di perangkat komputer , tetapi sangat sulit dimengerti oleh orang awam. Namun ide E. F. Codd ini hanya diterima oleh kalangan perguruan tinggi saja. Hal ini sangat dipengaruhi oleh teknologi penyimpanan data saat itu, karena belum ada yang model direct access (seperti harddisk dan CD), melainkan hanya ada sequential access (misalnya magnetic tape atau kaset).
Model relasi mulai diuji coba oleh dua perusahaan, yaitu Ingres Berkeley, California dan proyek System R oleh IBM. Riset dan pengembangannya dimulai pada tahun 1976, namun versi komersialnya baru diumumkan pada tahun 1980. Pada 1980-an komputer PC mulai banyak digunakan orang dan aplikasi basisdata yang laku keras dan menjadi standar industri saat itu adalah dBASE, dibuat oleh perusahaan Ashton Tate dan dijalankan untuk Komputer berbasis PC-DOS/MS-DOS (komputer IBM compatible dengan sistem operasi buatan IBM/Microsoft) dan CP/M (Komputer Apple dengan System Macintosh).
Pada tahun 1980-an , para peneliti mengemukakan ide mengenai sistem basis data terdistribusi (distributed database systems). Namun ide ini tidak membawa dampak yang berarti terhadap basis data relasional yang saat itu sudah sangat popular. Teori lain yang patut dicatat adalah Model Data Fundamental (the Functional Data Model). Namun teori ini juga mendapat perhatian yang sangat kecil dari pasar.
Pada tahun 1990-an perhatian mulai diarahkan kepada basis data berorientasi objek (object-oriented databases). Model ini mendapatkan sambutan yang cukup baik, karena mampu menangani proses yang kompleks bila dibanding dengan basis data relasional. Basis data berorientasi  objek dapat digunakan untu mengolah data tiga dimensi, dan engineering, dan data multimedia.
Pada tahun 2000-an, model basis data bergeser ke XML. Basis data ini mengungguli modelsebelumnya yang memisahkan antaa basis data, dokumen, dan aplikasinya. Selain itu pada basis data model-model sebelumnya, data harus sangat terstruktur. Sedangkan pada XML, data, dokumen, dan aplikasi dapat digabungkan dalam satu paket dan dapat dijalankan pada berbagai platform atau sistem operasi yang berbeda-beda.

 Sistem Pengendalian Intern
    Ancaman dan ganggun terhadap system informaasi adalah berbagai hal yang dapat menyebabkan system tidak berfungsi dengan baik. Ancaman dan gangguan dapat berasal dari dalam maupun luar perusahaan  dan ancaman dan gangguan itu sendiri dapat berasal dari suatu kesengajaan atau tidak, karena akibatnya bagi system sama saja.
    Ancaman terhadap system dapat datang dari berbagai sebab , baik dari factor alat , factor manusia, maupun factor alam. Apabila ancaman dan gangguan terhadap system tidak di kurangi atau di hilangkan maka system itu tidak akan berfungsi sebagai mana mestinya dan tidak dapat dipakai lagi. Oleh karena itu manajemen harus dapat mengidentifikasi berbagai ancaman tersebut sehingga dapat menghindarkan system  informasi dari hal yang merugikan.
Alat Pembayaran
Dalam transaksi jual beli, di perlukan alat pembayaran , alat pembayaran konvensional adalh uang namun alat pembayaran ini kurang praktis jika dalam jumlah yang banyak.
Ada beberapa hal yang menjadikan uang itu menjadi tidak praktis yaitu :
•    Uang tidak mudah di buktikan kepemilikannya sehingga siapapun yang memegang uang dianggap sebagai pemiliknya.
•    Uang harus dihitung secara fisik
•    Jika membayar dalam jumlah banyak maka mudah menyelipkan uang palsu
•    Uang memerlukan tempat penyimpanan yang sangat aman.
Perusahaan harus menghindari risiko yang di hadapi dalam menyimpan dan menggunakan kas . langkah tersebut adalah :
•    Hindarkan penggunaan kas dalam transaksi . transaksi harus dilakukan untuk jumlah yang tidak material , sperti alat pembayaran non kas , yaitu . kartu kredit , debit dan sebagainya.
•    Gunakan alat penerimaan pembayaran  elektronik yang disebut EDC ( Electronic Data Capture)
•    Gunakan fasilitas pembayaran melalui sms banking , yaitu alat pembayaran atau transaksi dengan memanfaatkan HP.



   

Posted in: DOCUMENTS