SIM SISTEM PERILAKU DALAM ORGANISASI

KESELARASAN TUJUAN
Tujuan utama dari system pengendalian manajemen adalah memastikan (sejauh mungkin) tingkat “keselarasan tujuan (goal congruence)” yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.
System pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk berindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila system menekankan pada pengurangan biaya dan manajemen merespons dengan cara mengurangi biaya melalui pengorbanan kualitas yang memadai atau mengurangi biaya dalam unitnya sendiri dengan cara mengalokasikan jumlah yang lebih besar ke unit lain, maka manajer telah termotivasi, tetapi kearahb yang keliru.
FAKTOR-FAKTOR INFORMASI YANG MEMPENGARUHI KESELARASAN TUJUAN
a)    Faktor-faktor Eksternal
Factor-faktor eksternal adalah norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagian. Norma-norma ini mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semagat, dan juga kebanggan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas (dan bukanya sekedar menjalankan tugas secara tepat waktu).
b)    Faktor-faktor Internal
    Budaya
Factor internal yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi itu sendiri, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit di manifestasikan diseluruh jajaran organisasi.
    Gaya Manajemen
Factor internal yang barangkali memiliki dampak yang paling kuat terhadap pengendalian manajem adalah gaya manajemen. Bisasnya , sikap-sikap  bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka dan sikap para atasan itu akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO.
    Organisasi Informal
    Persepsi dan Komunikasi
Dalam upaya merai tujua-tujuan organisasi, para manajer operasi harus mengetahui tujuan dan tindakan-tindakan yang harus diambil untuk mencapainya. Mereka menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tak resmi). Sebuah organisasi adalah sebuah kompleks dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan  secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun.
SISTEM PENGENDALIAN FORMAL
a)    Aturan-aturan
Kita menggunakan istilah “aturan-aturan” sebagai seperangkat tulisan yang memuat semua jenis instruksi dan pengendalian, termasuk di dalamnya adalah instruksi-instruksi jabatan, pembagain kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan dan tuntuna-tuntunan etis. Beberapa jenis aturan antara lain :
1.    Pengendalian fisik
2.    Manual
3.    Pengaman Sistem
4.    Sistem Pengendalian tugas

b)    Proses Kendali Secara Formal
JENIS-JENIS ORGANISASI
Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akn mempengaruhi rancangan system pengendalian manajemen oraganisasi. Meskipun kualitas dan ukuran organisasi bisa dikelompokkan kedalam tiga kategori umum:
1.    Struktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.
2.    Sruktur unit  bisnis, didalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit, dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan.
3.    Struktur matriks, didalamnya unit-unit fungsional memliki tanggung jawab ganda.
a)    Organisasi-organisasi Fungsional
Ada sejumlah kelemahan pada struktur fungsional:
1.    Dalam sebuah organisasi fungsional terdapat ketidakjelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti manajer produksi dan manajer pemasaran) Karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan konstribusi pada hasil akhir.
2.    Jika organisasi terdiri dari beberapa manajer yang bekerja dalam fungsi yang melapor ke beberapa manajer pada tingkat yang lebih tinggi dari fungsi tersebut, maka perselisihan antarapara manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya dapat diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah.
3.    Struktur fungsional tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.
b)    Unit-unit Bisnis
Bentuk organisasi unit bisnis dari organisasi dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah  yang terdapat pada struktur fungsional. Keuntungan dari bentuk perusahaaan unit bisnis adalah sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum ,sehingga seorang menejer dituntut untuk bisa menunjukkan semagat kewirausahaan. Sedangkan kerugian dari unit bisnis adalah adanya kemungkinan bahwa masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan dalam organisasi fungsional, dikerjakan oleh pusat.
c)    Implikasi terhadap Rancangan Sistem
Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan diorganisasikan kedalam unit-unit bisnis. Hal ini disebabkan karena dalam organisasi unit bisnis, setiap manejer unit bisnis harus bertanggung jawab untuk meningkatkan kemampuan setiap produk yang dihasilkan sehinggan menghasilkan laba.
FUNGSI KONTROLER
Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan system pengendalian menejemen disebut sebagai seorang kontroler. Kontroler biasanya menjalankan fungsi sebagai berikut:
1.    Merancang dan mengoperasikan informasi serta system pengendalin.
2.     Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalain pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.
3.    Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan lap[oran-laporan ini untuk para manajer, menganalisi program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya kedalam anggaran tahunan secara keseluruhan.
4.    Melakukan supervise audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk manjamin validitas informasi, menetapakan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional.
5.    Mengembangkan personel dalam organisasi pengendalian dan berpartisipaso dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.

a)    Relasi ke Jajaran Organisasi
Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun  seorang kontroler biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun mengoperasikan system yang mengumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah tanggung jawab jajaran  manajemen. Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran.
b)    Kontroler Unit Bisnis

Posted in: DOCUMENTS