PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI

A.GAMBARAN UMUM PEMROSESAN TRANSAKSI
Transaksi keuangan di definisikan dalam makalah ini :
Kegiatan ekonomi yang mempengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan dalam akun-akunnya, dan di ukur dalam satuan mata uang. Transaksi keuangan yang paling umum adalah pertukaran ekonomi dengan pihak eksternal. Hal ini termasuk penjualan barang atau jasa, pembelian persediaan pembebasan kewajiban keuangan, dan penerimaan kas dari pelanggan. Transaksi keuangan juga terdiri dari peristiwa-peristiwa internal seperti depresiasi aktiva tetapi aplikasi tenaga kerja, bahan baku dan overhead  proses produksi, dan transaksi persediaan dari suatu departemen ke departeman lain. Transaksi keuangan adalah kegiatan bisnis umum yang terjadi secara rutin. Misalnya  ribuan transaksi dari satu jenis tertentu (penjualan ke pelanggan) bisa rejadi setiap hari, untuk menghadapi volume yang besar tersebut secara efisien, perusahaan mengelompokkan jenis-jenis transaksi yang sama ke dalam siklus.

a.    Siklus Akuntansi
      Terdapat 3 siklus akuntansi yang memproses sebagian besar aktivitas ekonomi  perusahaan,  yaitu  siklus pengeluaran, siklis konversi, dan siklus pendapatan. Siklus-siklus ini dalam semua jenis bisnis baik yang mencari laba maupun nirlaba. Misalnya Bisnis:
1.    Memunculkan pengeluaran sebagai ganti dari sumber daya (siklus pengeluaran)
2.    Menyediakan nilai tambah dari prodak atau jasanya (siklus konversi)
3.    Menerima pendapatan dari sumber luar (siklus pendapatan)

b.    Siklus pengeluaran
Aktivitas bisnis di mulai dengan pemerolehan bahan baku, property, dan tenaga kerja melalui pertukaran dengan kas-siklus pengeluaran (expendeture cycle). Sistem pembelian atau utang. Menegnai kebutuhan untuk membeli persediaan fisik (seperti bahan baku) dan melakukan pemesanan ke pemasok. Ketika barang di terima, system pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambah persediaan dengan menabah akun utang untuk di bayar pada tanggal yang ditetapkan. Sistem pengeluaran kas ketika kewajiban di  buat oleh sistem pembelian jatuh tempo, sistem pengeluaran kas mengotorisasi pembayaran, mengeluarkan dana ke pemasok, dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang. Sistem penggajian, sistem penggajian mengumpulkan data pemakaian tenaga kerja dari setiap karyawan, menghitung gaji, dan mengeluarakan cek pembayaran kepada karyawan.

c.    Siklus Konversi
Siklus konversi  terdiri dari dua subsistem utama: sistem produksi dan sistem akuntansi biaya. Sistem produksi melibatakan perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian produk fisik melalui proses produksi. Hal ini menetapakan kebutuhan bahan baku ke produksi, serta mengarahkan pergerakan barang dalam proses  melalui dari tahap berbagai proses-proses. Sistem akuntansi biaya memantau arus informasi biaya yang berkaitan dengan produksi.



d.    Siklus pendapatan
Perusahaan menjual barang jadi ke pelanggan melalui siklus pendapatan (revenue cycle), yang melibatkan pemrosesan penjualan tunai, penjualan kredit, pengeluaran kas, penerimaan kas setelah penjualan kredit.
B. PENCATATN AKUNTANSI
a.    Sistem Manual
Bagian ini mendeskripsikan tujuan setiap jenis catatan akuntansi (accounting record) yang digunakan dalam siklus transaksi. Pembahasan akan dimulai dengan pencatatn tradisional yang digunakan dalam sistem manual (dokumen, jurnal dan buku besar) dan kemudian mengkaji perangkat magnetisnya dalam sistem berbasis komputer.

Jurnal (journal ) catatn ayat-ayat secara  kronologis. Pada titik tertentu dalam proses akuntansi, ketika semua fakta yang relavan tentang transaksi diketahui, peristiwa dicatat dalam jurnal secara kronologis. Dokumen adalah sumber utama dari data bagi jurnal. Jurnal khusus untuk mencatat  kelas transaksi khusus yang muncul dalam volume besar. Transaksi seperti  ini dapat dikelompokkan  dalam jurnal khusus atau diproses secara lebih efisien daripada yang dilakukan di jurnal umum.

Egister. Istilah egister mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus. Misalnya jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajian.  Akan tetapi, kita juga menggunakan istilah register untuk menunjukkan catatan harian (log)

Jurnal umum. Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang sering terjadi atau yang tidak sama. Misalnya kita biasa mecatat dopresiasi periodik dan ayat penutup di jurnal umum

Buku Besar merangkum aktivitas dari setiap akun organisasi. Departemen besar umum memperbarui catatan-catatan tersebut dari  tanda bukti.

b.    Jejak Audit
Catatan akuntansi yang dijelaskan sbelumnya menyediakan jejak audit (audit trail) untuk menelusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan. Diantara berbagai tujuan dari jejak audit, yang paling penting bagi akuntan adalah audit akhir tahun.

Audit eksternal berkala mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis atas nama pemegang sahamnya dan pihak-pihak lain yang berkepentingan.

c.    Sistem berbasis komputer
Meskipun dalam jejak audit dalam sistem berbasis komputer kurang bisa di amati daripada sistem manula tradisional, jejak audit tetap ada. Catatan akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file : file master, file transaksi, file referensi, dan file arsip.



C. TEKNIK DOKUMENTASI
Para akuntan menggunakan dokumentasi sistem secara rutin. Oleh sebab itu, kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik merupakan keahlian penting yang perlu dikuasai oleh para akuntan.  Ada enam teknik dokumentasi dasar yang diperkenalkan dalam bagian ini, yaitu: diagram arus data, diagram relasi entitas, bagan alir dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program dan diagrama tata letak catatan.
Diagram arus data dan diagram relasi entitas . diagram arus data (data flow diagram –DFD) menggubakan simbol-simbol untuk menyajikan entitas, proses arus data, dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.
Diagram relasi entitas adalah teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas, entitas adalah sumber daya fisik (mobiul, kas, atau persediaan)
Bagan Alir adalah representasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi fisik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktivitas manual, aktivitas pemrosesan komputer, atau keduanya. Fakta-fakta sistem dibuat secara sederhana .
1.    Staf administrasi di departemen penjualan menerima pesanan pelanggan melalui surat dan menyiapkan empat salinan pesanan penjualan.
2.    Salinan 1 dari pesanan penjualan di kirim ke departemen kredit untuk persetujuan. Ketiga salinan  yang lainnya dan pesanan pelanggan yang asli disimpan sambil menunggu persetujuan kredit.
3.    Staf administrasi departemen kredit memvalidasi pesanan pelanggan dengan mempertimbangkan catatan kredit yang tersimpan di departemen kredit. Staf tersbut menandatangani salinan 1 untuk menunjukkan pesetujuan dan mengembalikannya ke staf administrasi penjualan.
4.    Ketika staf administrasi penjualan menerima persetujuan kredit, ia menyimapan salinan satu dan pesanan pelanggan dalam file departeme. Staf tersebut kemudianmengirimkan salinan 2 ke gedung, sedangkan salinan 3 dan 4 ke departemen pengiriman.
5.    Staf gedung mengambil  produk tersebur dari rak, mencatat transfer dalam catatan stok
6.    Departemen pengiriman mengirim salinan 2 dan barang dari gudang melekatkan salinan 2 sebagai slip pengemasan dan mengirim bvarang tersebut kepada pelanggan.
Pemrosesan batch ( batch processing)memungkinkan efisiensi manajemen untuk volume transaksi dalam jumlah besar batch adalah sekelompok transaksi yang serupa  (misalnya pemesanan penjualan) yang di akumulasi sepanjang waktu dan kemudian diproses bersama-sama.
D. SISTEM AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
Sistem akuntansi berbasis komputer dibagi menjadi dua kelompok besar: sistem batch dan sistem real-time.
Karakteristik pembeda metode pemrosesan Data Batch Real-Time
•    Kerangka informasi
•    Sumber dana
•    Efisiensi operasional
PERBEDAAN ANTARA SISTEM BATCHDAN REAL TIME
Jeda Waktu, sistem batch menyusun transaksi ke dalam kelompok-kelompok untuk pemrosesan. Pada akhir  periode, pembayaran gaji disiapkan bersama-sama sebagai sebuah batch. Sistem real-time (real-time system) memproses transaksi secara individual pada saat peristiwa ekonomi muncul  karena record tidak di kumpulkan dalam batch, tidak terdapat jeda waktu antara munculnya peristiwa ekonomi dan pencatatannya.
Sumber Daya, secara umum sistem batch memerlukan sedikit sumber daya (seperti biaya pemrograman, waktu komputer, dan pelatiha bagi pengguna) daripada sistem real time.
Efisiensi Operasional, sistem pemrosesan real-time yang menangani sejumlah besar transaksi setiap hari dapat menciptakan ketidak efisienan operasional. Satu transaksi dapat mempengaruhi berbagai akun.
Efisiensi Versus Efektivitas . dalam memilih cara pemrosesan data, desainer harus mempertimbangkan masalah efisiensi dan efektivitas.

Posted in: DOCUMENTS